Эту таблицу посоветовала мне мой наставник Александра.

Решила статью, взятую с

этого сайта

разместить для себя и вас в развернутом виде.

Что это?

---

Поскольку тридцать четвертый президент Соединенных Штатов Дуайт Эйзенхауэр, как и любой руководитель, был очень занятым человеком, он разработал свою собственную методику выставления приоритетов в процессе выполнения каких-либо дел. Он создал так называемую матрицу Эйзенхауэра, которая позволяет человеку сконцентрироваться на наиболее важных делах, при этом игнорируя незначительные задачи, которые не несут пользы.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра представляет собой таблицу, состоящую из четырех квадрантов. При этом любое дело может быть вписано в нее в зависимости от двух параметров: срочность и важность.

В квадрант «А» помещаются дела, которые особенно важны и требуют неотложного выполнения. Квадрант «В» включает несрочные задачи, выполнение которых имеет достаточно высокую важность. В квадрант «С» помещаются дела, которые не особо важны для исполнителя, но их необходимо выполнить безотлагательно. Дела, что находятся в последнем квадранте «D», не требуют быстрых действий и их нельзя отнести к важным.

Для того чтобы понять всю суть такого инструмента, как матрица Эйзенхауэра, стоит рассмотреть каждый из квадрантов более подробно. В противном случае результативность ее использования будет сведена к нулю.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра

Квадрант А: важные и срочные дела

Идеальной можно считать матрицу, в которой этот квадрант пуст, поскольку важность и срочность дела подразумевает ситуацию, близкую к авралу. Само собой разумеется, каждый из нас периодически сталкивается с подобными ситуациями. Тем не менее, работать и развиваться в таких условиях постоянно невозможно. По этой причине имеет смысл не допускать попадание дел из других квадрантов в сектор «А». Практика показывает, что гораздо легче устранять возможные неприятности, нежели бороться с последствиями уже наступивших.

К делам, которые следует помещать в квадрант «А», можно отнести следующие:

Задачи, невыполнение которых в данную минуту станет причиной появления неприятностей; Дела, имеющие отношение к нашему самочувствию и здоровью; Задачи, не выполнив которые, вы отдалитесь от намеченной заранее цели.

В качестве примеров таких дел можно привести такие:

Завершение проекта, у которого скоро наступает срок сдачи; Внеплановый визит к доктору; Важный звонок партнеру по бизнесу или клиенту; Необходимый отдых по причине хронической усталости или возникновения

синдрома профессионального выгорания

; Вызов сантехника для ремонта протекающей трубы.

Стоит отметить, что дела из квадранта «А» следует обязательно

делегировать

в том случае, если они не нуждаются в вашем непосредственном участии.

Квадрант В: важные и несрочные дела

Стоит обращать особое внимание на запланированные дела из этого сектора. Практика показывает, что целенаправленное и методичное выполнение дел из квадранта «В» демонстрирует хорошую отдачу в будущем. Те, кто уделяет достаточно внимания именно этим делам, имеет гораздо больше шансов добиться успеха. Поскольку задачи в квадранте «В» несрочные, у человека появляется возможность выполнить их максимально качественно. При этом нужно учитывать то, что, если вы вовремя не выполнили определенные задания из этого сектора, есть вероятность, что они перекочуют в квадрант «А».

качестве примеров дел из сектора «В» можно представить следующие:

Разработка плана нового проекта; Анализ имеющихся результатов; Превентивные действия; Развитие сотрудников; Налаживание контактов и отношений; Выявление дополнительных перспектив и разработка альтернативных проектов.

Квадрант С: неважные и срочные дела

Зачастую выполнение задач из этого сектора лишь отдаляет человека от намеченной цели. В большинстве случаев эти дела мешают полноценно сконцентрироваться на том, что для нас действительно важно.

Главной ошибкой многих, кто начинает использовать матрицу Эйзенхауэра, является неправильная классификация дел. Не стоит путать задачи из квадранта «А» с неважными, но срочными делами. К примеру, руководитель дает вам указание, которое не имеет отношения к вашим должностным обязанностям. При этом он требует выполнить поставленную задачу максимально быстро. В данном случае важно не отнести это дело к сектору «А». Эта задача никоим образом не приближает вас к поставленным целям.

Стоит постоянно помнить о своих первоначальных задачах. Постарайтесь не рассеивать свое внимание на второстепенные дела.

В квадрант «С» могут все шансы попасть следующие дела:

Незапланированные срочные встречи; Внезапно возникшие хлопоты в виде гостей, которые требуют вашего внимания; Незапланированная уборка или устранение негативных последствий вашей невнимательности; Любые другие задания, которые отдаляют вас от первоначальной цели.

Квадрант D: неважные и несрочные дела

Невыполнение задач из этого сектора в большинстве случаев сыграет вам на руку. Тем не менее, они могут быть достаточно легкими и интересными. По этой причине не стоит полностью от них избавляться. Если у вас все же нет возможности вычеркнуть все дела из данного сектора, приступайте к их выполнению в самую последнюю очередь, при этом жестко лимитируя время, которые вы им выделяете.

В сектор «D» можно смело относить такие задачи:

Поглотители времени; Бесполезные телефонные разговоры; Активность развлекательного характера.

В каких ситуациях используется?

Когда много дел, и вы не успеваете выполнить все

Для чего инструмент?

Для расстановки приоритетов

Что в результате?

Распределение дел, выделение главных задач, задач для делегирования

Пример

Практическое задание

1) Воспользуйтесь списком дел из ToDo-list из предыдущего задания (если не можете, то задачами, выделенными в SWOT-анализе).

2) распределите дела по матрице Эйзенхауэра, в каждом квадранте должно быть примерно одинаковое число дел. (бланк есть в  СР или можно скачать внизу странички)

3) оцените сбалансированность матрицы:

посчитайте число задач в верхней части матрицы (важное А+В) и в нижней  (неважное C+D).

Если  (важное А+В) > (неважное C+D) — вы не смогли выделить главное, и часть задач необходимо перенести в раздел неважное.

Если  (важное А+В) < (неважное C+D) — вы сконцентрировались на ограниченном числе задач, и часть задач необходимо перенести в раздел важное.

посчитайте число задач в левой части матрицы (срочное А+C) и в правой  (несрочное B+D).

Если  (срочное А+C) > (несрочное B+D) — вы перегружены срочными делами, и часть задач необходимо перенести по срокам.

Если  (срочное А+C) < (несрочное B+D) — выможете часть задач перенести в срочные.

4) если есть перекос, исправьте

5) выделите дела для себя (Я)

6) выделите дела, которые можно поручить (П)

7) выделите дела, которые можно отложить (О)

Ps: Вроде скачала картинки, а не загрузилось. Ждём загрузки.

Я в Инстаграм

Галина Черноградская

Мое красивое дело в стадии анабиоза

Mix Bijoux